너무 많은 회의로 인해 힘든 게 다수 직장인들의 현실입니다. 특히 중간 관리자들은 만성적인 회의 피로감에 시달리기 일쑤인데요. 그러다보니 정작 일을 끝내지는 못하고 늘 쫓기게 마련입니다. 스티브 잡스는 생전에 이 문제를 고치는 손쉬운 방법을 알고 있었다고 합니다. Inc.에서 스티브잡스의 접근법에서 영감을 받아 'Steve Jobs's Meeting Rule of 3S'라고 정리한 이 방법론은 아주 간단합니다.

<스티브 잡스의 3S 미팅 원칙>

1. Small List - 이상적 회의 인원은 3~5명 정도!

잡스는 회의 참석자가 많을수록 생산성이 떨어진다고 판단했습니다. 너무 많은 목소리는 소음의 바다가 되고 여러분이 어떤 것을 제대로 얻을 가능성은 떨어지게 마련입니다. 잡스는 오바마 대통령이 주요 빅테크 기업들을 초대한 Tech 미팅에 거절의사를 밝히고 불참한 것으로 유명한데요. 그 이유는 손님 명단이 너무 길었기 때문이라고 합니다.

그리고, 회의 참석자 목록을 작성할 때, 미팅에서 각자의 이해 관계나 역할이 무엇인지 정확히 파악해야 합니다. 그들이 해당 회의에 기여할 수 없거나 기여할 의사가 없다면, 과감하게 걸러내야 합니다. 단순히 정보 공유 목적으로 그곳에 있는 사람이라면, 이후에 녹취록 등을 보내주면 된다는 거죠.

2. Short Agenda - 회의 아이템은 3개 이내로!

여기서, 목표는 집중입니다. 세 가지 이상의 안건이 상정된 상황에서는 관련 없는 주제 혹은 부차적인 대화가 난무하는 토끼굴에서 헤매기 십상입니다. 의제들이 난무할 때 어떤 결론을 도출해야 하고 마지막에 어떤 행동항목이 있는지도 알기 어렵고요. 세 가지 정도로 간결하게 의제를 유지할 필요가 있고, 또한 그 의제들이 모두 회의의 목적과 명확하게 연결돼 있는지를 확인하는게 좋습니다.

3. Short Length - 회의 시간은 30분 이내로!

여러분은 통상 회의 내용을 제대로 소화하려면 더 많은 시간이 필요하다고 생각할지도 모릅니다. 하지만, 과학은 그것이 대부분 시간 낭비라고 알려줍니다. 우리의 주의력은 금붕어보다 짧고 우리의 '정신 체력(mental stamina)'은 의미 있고 분석적인 토론을 오래 지속할 수 없습니다. 미팅을 (30분이 넘지 않게) 짧게 유지하면서, 주요 정보를 소화하기 쉬운 단위(1~2분 세그먼트들)로 분류할 경우, 그 미팅 참석자들은 모두가 의미있고 만족할만한 상태로 떠날 가능성이 높습니다.

페이스북의 COO 셰릴 샌드버그(Sheryl Sandberg)는 이 방법론을 한 단계 더 발전시켰습니다. 그녀는 많은 회의를 10분으로 유지했다고 합니다.


4. 보충

'필요성'에 대한 질문도 해 봅시다. "꼭 회의를 해야 하나요?"
만약 다음 세 가지 질문을 스스로에게 물어보고 답이 모두 '아니오'라면, 회의를 잡지 않는 게 현명할 것입니다.

- 이 미팅은 다른 사람의 피드백을 필요로 합니까? 아니면 단지 정보 제공입니까?

- 의견 수렴 등 피드백이 필요한 경우, 미팅이 메시지나 이메일보다 더 효율적입니까?

- 미팅에서 이메일이나 메시지가 줄 수 없는 내용(예: 발생한 문제가 계속 커져가고 있을 때의 즉각적인 피드백)을 얻을 수 있습니까?


그리고 마지막으로, 사업의 원활한 실행리듬(Business Cadence)을 확립하기를 원하는 CEO들에게 권하는 일반적 조언을 덧붙입니다. "미니멀리즘 회의 문화 구축을 고려하십시오."
'3S의 원칙'에 따라 경영진은 업무시간과 회의시간의 배분에서 회의시간의 비율이 늘어나지 않게 유의하는게 좋다는 것이죠. 기본적으로, 하루의 4분의 1 이상을 회의에 소비해서는 안 된다(즉, 25%를 넘지 않도록 하자)는 게 이 글에서 덧붙인 조언입니다.